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湖南理工学院会计电算化管理暂行办法
2017-01-18 14:27   审核人:

第一章 总则

第一条 为了加强全院会计电算化工作的管理,提升我院会计电算化的管理水平,逐步实现全院会计电算化工作的规范化、科学化, 特制定本办法。

第二条 本办法适用于学院各级财务机构及会计委派单位。

第三条 计财处负责全院会计电算化工作的管理。

第二章 岗位管理

第四条 岗位设置

我院会计电算化工作设置系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员、数据分析员、档案管理员等会计工作岗位。

第五条岗位职责和权限

(一)系统管理员:执行系统管理工作,对整个会计电算化系统运行负责。

1.负责会计电算化信息系统的日常管理工作,监督并保证系统有效、安全、正常的运行;在系统发生故障时,应及时到场,组织与监督有关人员恢复系统的正常运行。

2.协调各类人员的工作关系。

3.负责组织和监督系统运行环境的建立,以及系统建立时各项数据初始化工作。

4.负责系统各有关资源(包括设备软件数据及文档资料等)的调用修改和更新的审批。

5.负责系统操作运行的安全性、准确性、及时性的检查。

6.负责计算机输出的账表、凭证数据的准确性和及时性的检查和审批。

7.负责做好系统运行情况的总结,提出更新软件或修改软件的需求报告。

8.负责规定系统内各使用人员的权限等级。

9.负责系统内各类人员的工作质量考评,以及提出任免意见。

(二)系统操作员:对所调用功能的安全运行负责。

1.严格按照商业软件的操作说明进行操作。

2.负责系统基本维护操作,包括各种环境库的修改和更新操作。

3.负责系统的初始化及部门单位、会计科目、经费项目代码的增减。

4.负责各类数据备份和数据存档。

5.系统操作过程中发生故障,应及时报告系统管理员并作好故障记录及上机记录等事项。

6.当日凭证当日记账,并打印出科目汇总表。

7.月末结账并打印系统所有的明细账、科目余额表及会计报表。

8.负责内部管理会计报表的基本设计,并负责年末结账。

(三)数据录入员:对所管理部门及单位的会计记账凭证录入、查询负责。

1.严格按照审计无误的原始凭证进行数据录入,录入完毕进行自检核对工作,填制记账凭证,再转由数据审核员复核。

2.发现输入数据与原始凭证数据不符时,应按正确数据予以修正。

3.操作过程中发现问题,应记录故障并及时向系统管理员报告。

(四)数据审核员:负责会计凭证、账表的审核和复核工作。

1.负责对录入数据和输出数据进行审核,包括科目、部门、项目代码的合法性及摘要的规范性和数据的准确性。

2.对不符实、不合法、不规范的凭证退还数据录入人员及有关人员更正、补充。

3.对不符合要求的凭证和不正确的账表数据,不予签章确认。

(五)系统维护员:负责系统运行维护。

1.定期检查软件、硬件的运行情况。

2.负责系统运行中软件、硬件故障的消除工作。

3.负责系统的安装调试工作。

4.按规定的程序实施软件完善性、适应性和正确性维护。

(六)数据分析员:负责计算机内各种会计信息的加工处理。

1. 负责各类计划、预算的编制工作,并组织实施。

2. 负责会计信息的分析工作,并向领导提出参考性意见

3. 负责项目经费的监控及信息反馈工作。

(七)出纳员:负责现金类、银行类记账凭证确认核对工作。

(八)档案管理员:负责保管各类数据。

1.负责系统软盘、数据软盘及各类账表、凭证、资料的存档保管工作。

2.做好各类数据、资料、账表、凭证的安全保密工作。

3.按规定期限向各类人员催交备份数据及存档数据。

第三章 操作管理

第六条 运行系统的有关规定

(一)系统管理员、操作员、维护员、数据录入员、审核员、分析员及其他系统管理员批准的有关人员,有权运行系统。

(二)系统操作运行人员必须持湖南省财政厅颁发的《电算会计证》上岗操作。

第七条 操作权限规定

(一)系统管理员、操作员有权进入当前的会计信息系统并调用全部功能,但一般不处理会计记账凭证,不能直接打开数据库文件进行操作。

(二)系统维护员,有权打开数据库文件进行操作,包括增删和修改数据、源程序和数据文件结构等,但不能从事系统的其他操作使用工作。

(三)数据录入员,有权进行记账凭证的录入、修改及打印,有权进行总账、明细账、经费项目及暂付、暂存款的查询和统计工作,无权进行其他操作。

(四)数据审核员,有权对录入的凭证数据及账表数据进行审核、复核,有权进行数据的查询和统计操作,一般不能进行记账凭证的录入、修改的工作。

(五)数据分析员,有权进行系统的数据查询和数据账表的打印工作。

(六)出纳员,有权进行现金及银行类记账凭证的确认及相关数据的查询操作,银行出纳员,有权进行银行票据号码的录入与修改操作。

(七)档案管理员及其他人员,在没有系统管理员的授权条件下无权操作系统。

第八条 操作规程

(一)各操作人员的操作密码应严格注意保密,不得随意泄露。

(二)操作人员必须严格按操作权限操作,不得越权操作。

(三)操作人员离开机房前,应执行相应命令退出会计软件,防止他人误操作及停电等原因造成会计软件的破坏。

(四)未经批准,不得使用DOS、WINDOWS下的删除、格式化等破坏系统的操作。

(五)不能使用非专用软盘和进行各种非法拷贝工作,以防止计算机病毒的传入。

第四章 维护管理

第九条 系统维护操作一般由系统维护员或系统管理员指定专人负责。

第十条 定期对硬件进行检查和维护,并做好检查记录。

第十一条 在系统运行过程中,出现硬件故障时,及时进行故障分析,采取措施恢复运行。

第十二条 在设备更新、扩充后实施安装和调试。

第十三条 进行软件的日常操作维护和定期的程序维护。

第十四条 在系统环境发生变化时,做好适应性维护工作。

第五章 机房管理

第十五条 非本系统人员不得进入计算机机房并使用计算机等设备。

第十六条 主机房配备专用电源过电保护开关和不间断电源,其他机房配备稳压器。

第十七条 上下班按正确的顺序开关机器,严禁带电插拔电缆、电源插头,瞬间连续开关机器等。

第十八条 严禁在机房内用火、用水和吸烟,机房内配置消防设备。

第十九条 系统操作员、维护员及其他操作人员应随时清除机器尘埃,保持机房卫生,离开机房前检查电源是否关闭并锁好门窗。

第二十条 严禁在计算机上做与会计工作无关的事。

第二十一条 严禁在机房内打牌接待客人,以及从事其他不利于机房环境的活动。

第六章 档案管理

第二十二条 会计档案由档案管理员负责。

第二十三条 会计信息系统的使用说明书,会计科目、部门单位、经费项目等编码文件,及数据结构表,与账表分开保管。

第二十四条 对会计系统所发生的纸质会计凭证、账表及手工数据进行分类保管。

第二十五条 存储在磁盘或光盘上的会计数据,分门别类地存放在安全洁净、防火防热、防水防磁化、防潮湿防重压的地点,妥善保管。

第二十六条 会计软件原版系统换版升级系统及会计制度重大变革形成的相关数据在两个不同的地点存放相同的两套备份。

第二十七条 本年度的会计文档资料由专人负责装订、登记、保管、查阅。

第二十八条 年度结束,系统操作员及相关人员分类造列清单将本年度的会计凭证、账表及外存储数据悉数移交档案管理员。

第二十九条 本部门内查阅会计档案,直接通过档案管理员登记借阅;院内其他单位或部门及院外单位调阅会计档案,由计财处处长或主管副处长审批并通知档案员办理。

第三十条 档案员必须做好档案的保管、保密工作不得丢失、毁损、非法抄录和复制会计档案,不得泄露有关的财务秘密。

第三十一条 档案的保管期限及其他规定依照湖南理工学院《会计档案管理办法》执行。

第七章 附 则

第三十二条 本办法由计财处负责解释。

第三十三条 本办法自颁布之日起施行。

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